Datenschutzhinweise zum Anfrageformular

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Formularseite ist:

Rechtsanwalt Vadim Bekichev · WE LAW YOU
Große Rainstraße 31
22765 Hamburg
E-Mail: fernwaerme@welawyou.de

Unter dieser Adresse können Sie sich mit Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte an uns wenden.

2. Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für die Formularseite unter anfragefernwaerme.welawyou.de sowie für die Bearbeitung der darüber eingehenden Anfragen. Für den Besuch der getrennten Fernwärme-Landingpage und der Kanzleihomepage gelten deren jeweilige Datenschutzhinweise.

3. Besuch der Formularseite und Hosting

Die Formularseite wird auf dem Webspace der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. IONOS verarbeitet Daten auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Beim Aufruf werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressourcen und technisch erforderliche Browser- und Verbindungsinformationen. Soweit Ihr Browser sie übermittelt, kann auch die zuvor besuchte Seite erfasst werden. Die Verarbeitung dient der Auslieferung des Formulars, der Fehleranalyse und der Absicherung des Betriebs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Kontaktangebots.

Nach der für unseren Vertrag vorliegenden IONOS-Leistungsbeschreibung werden Webhosting-Logfiles höchstens sieben Tage gespeichert.

4. Formulareingaben, Dateien und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie eine Vorprüfung anfragen, verarbeiten wir Ihren Namen beziehungsweise den Namen Ihrer Verwaltung, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle als anfragende Person sowie freiwillige Angaben zur Größenordnung der jährlichen Fernwärmekosten und zu Ihrem Anliegen. Freiwillig können Sie PDF-, JPG- oder PNG-Dateien wie Verträge, Preisänderungsmitteilungen und Abrechnungen übermitteln. Dabei werden auch Dateinamen und die zur Übermittlung und Prüfung erforderlichen Dateiinformationen verarbeitet.

Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme sowie zur Vorbereitung oder Durchführung der anwaltlichen Vorprüfung. Soweit Sie eine eigene vertragliche oder vorvertragliche Leistung anfragen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie als Ansprechpartner für eine Gemeinschaft, Verwaltung oder eine andere Person, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung solcher Anfragen und der Kommunikation mit den zuständigen Ansprechpartnern.

Name, E-Mail-Adresse und Rolle sind für die Formularanfrage erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Kostenangabe, ausführliche Nachricht und Dateien sind freiwillig. Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung des Formulars besteht nicht; Sie können uns alternativ per E-Mail kontaktieren.

Bitte senden Sie nur für Ihre Anfrage erforderliche Unterlagen und schwärzen Sie nicht benötigte Angaben anderer Personen. Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Daten werden für die erste Kontaktaufnahme regelmäßig nicht benötigt. Soweit deren Verarbeitung für rechtliche Ansprüche erforderlich ist, kommt ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO in Betracht.

5. Übertragung und E-Mail-Versand

Die Übertragung vom Browser zum Formularserver erfolgt über HTTPS. Der Formularserver verarbeitet die Angaben und ausgewählten Dateien für den E-Mail-Versand über die auf dem IONOS-Webspace bereitgestellte Versandfunktion an unser Kanzleipostfach fernwaerme@welawyou.de. Die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse verwendet. Das Formular versendet keine automatische Eingangsbestätigung an Ihre Adresse.

Das Postfach ist als IONOS Mail Business eingerichtet. Hierfür setzt IONOS insbesondere die 1&1 Mail & Media GmbH, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, ein. Soweit der IONOS-Webmailer beziehungsweise die OX App Suite genutzt wird, nennt die Unterauftragnehmerliste außerdem die Open-Xchange GmbH, Olper Hütte 5 f, 57462 Olpe, Deutschland.

Wir rufen die Nachrichten unmittelbar aus diesem IONOS-Postfach über klassisches Outlook auf dem Kanzleirechner ab und verarbeiten sie dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Eine automatische Weiterleitung an ein anderes E-Mail-Postfach ist nicht eingerichtet.

Nach den uns vorliegenden dienstbezogenen Auskünften von IONOS erfolgen Speicherung und Mitarbeiterzugriffe für das Grundhosting in Deutschland; für Mail Business bestätigt IONOS dies nach aktuellem Kenntnisstand ebenfalls. In der beschriebenen Formularanwendung werden Eingaben und Dateien nicht an ChatGPT Sites, OpenAI oder Resend übermittelt.

Sie können uns auch direkt per E-Mail schreiben. Dann verarbeiten wir Ihre Nachricht, Absender- und Kommunikationsdaten sowie gegebenenfalls Anhänge zu denselben Zwecken und auf den unter Ziffer 4 genannten Rechtsgrundlagen. Gewöhnliche E-Mails sind nicht automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt. Bei besonderen Vertraulichkeitsanforderungen stimmen Sie einen geeigneten Übermittlungsweg bitte vorab mit uns ab.

Weitere Anbieterinformationen: IONOS-Auftragsverarbeitungsvereinbarung und IONOS-Datenschutzhinweise.

6. Technisch notwendiges Sitzungscookie

Das Formular verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie, standardmäßig „PHPSESSID“. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung und dient dazu, Formulareingaben der richtigen Browsersitzung zuzuordnen, gefälschte Übermittlungen von anderen Webseiten abzuwehren und mehrfaches Absenden zu verhindern. Im Cookie selbst stehen weder Ihre Nachricht noch die angehängten Dateien.

Die Speicherung und der Zugriff erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit sie für die von Ihnen gewünschte Formularfunktion unbedingt erforderlich sind. Die damit verbundene personenbezogene Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die sichere und zuverlässige Bearbeitung von Anfragen.

Das Cookie ist als Sitzungscookie ohne festes Ablaufdatum eingerichtet und wird üblicherweise beim Beenden der Browsersitzung gelöscht. Browserfunktionen zur Wiederherstellung von Sitzungen können es länger erhalten. Serverseitig werden Schutzmerkmale, die Startzeit und gegebenenfalls Anfragekennungen, Bearbeitungsstatus und Prüfsummen vorgehalten. Die Prüfsummen ermöglichen einen Vergleich von Anfragen, ohne deren Inhalt in den Sitzungsdaten abzulegen. Statusangaben zu einzelnen Anfragen werden bei weiteren Formularaufrufen nach Ablauf von 30 Minuten aus der aktiven Liste entfernt. Die Sitzungsdateien dieser Formularanwendung werden außerhalb des öffentlich erreichbaren Verzeichnisses gespeichert. Dateien, die seit mehr als 30 Minuten nicht aktualisiert wurden, werden bei weiteren Formularaufrufen und zusätzlich durch einen täglich eingerichteten Wartungsaufruf zur Löschung geprüft. Gerade verwendete, gesperrte Sitzungsdateien werden übersprungen und bei späteren Durchläufen erneut geprüft. Die Löschung erfolgt deshalb nicht exakt nach 30 Minuten. Bei ausfallenden oder fehlerhaften Wartungsaufrufen kann sie sich verzögern; providerseitige Sicherungskopien werden durch diese Anwendungsbereinigung nicht erfasst.

7. Schutz vor Spam und Mehrfachversand

Das Formular verwendet ein für reguläre Nutzer unsichtbares Prüffeld, eine Prüfung der Übermittlungsherkunft, eine kurze Mindestwartezeit und eine Begrenzung der Versandhäufigkeit. Für diese Begrenzung wird aus der IP-Adresse und einem festen 15-Minuten-Zeitfenster mithilfe eines geheimen Schlüssels eine pseudonymisierte Kennung berechnet. Die IP-Adresse steht nicht im Klartext in den eigenen Zählerdateien der Anwendung; unabhängig davon kann sie in Hostingprotokollen verarbeitet werden.

Gespeichert werden die Kennung und Zählerstände sowie ein Gesamtzähler für das Zeitfenster. Anfrageinhalte und Dateianhänge werden darin nicht abgelegt. Die Kennung wechselt mit dem Zeitfenster. Zählerdateien, die seit mehr als 30 Minuten nicht aktualisiert wurden, werden bei jedem weiteren Formularaufruf und zusätzlich durch einen täglich eingerichteten Wartungsaufruf bereinigt. Gerade gesperrte Zähler werden bei einem späteren Durchlauf erneut geprüft. Die Löschung erfolgt deshalb nicht exakt nach 30 Minuten und kann sich bei technischen Störungen verzögern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor automatisiertem Missbrauch und versehentlich mehrfach übermittelten Anfragen.

8. Speicherung, Löschung und weitere Empfänger

Die Formularanwendung legt keine dauerhafte Kopie Ihrer Nachricht oder Anhänge in einer eigenen Anfragedatenbank an. Hochgeladene Dateien werden technisch bedingt vorübergehend auf dem Server abgelegt. Sie sind zur Entfernung am Ende des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs vorgesehen; nach dem E-Mail-Versand werden die temporären Dateien zusätzlich ausdrücklich gelöscht. Dies umfasst nicht die versandte E-Mail, das Kanzleipostfach oder providerseitige Protokolle, Warteschlangen und Sicherungskopien.

Nachrichten bleiben und Anhänge im Kanzleipostfach beziehungsweise in der Mandatsbearbeitung gespeichert, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage, einen anwaltlichen Auftrag, gesetzliche Pflichten oder die erforderliche Geltendmachung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Reine Kontaktanfragen werden nach abschließender Erledigung gelöscht, sobald kein solcher Aufbewahrungsgrund mehr besteht. Spam wird nach Erkennung ausgesondert und gelöscht.

Soweit eine anwaltliche Handakte zu führen ist, gilt grundsätzlich die sechsjährige Aufbewahrung nach § 50 BRAO, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Dies kann auch eine kostenfreie Vorprüfung betreffen, wenn hierfür bereits ein anwaltlicher Auftrag zustande gekommen ist. Abweichende gesetzliche Pflichten und gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt.

Die IONOS-Leistungsbeschreibung nennt für E-Mail-Dienstleistungen eine Löschung spätestens sieben Tage nach einem Löschvorgang des Kunden beziehungsweise nach Vertragsende und für E-Mail-Logfiles höchstens 28 Tage nach Entstehung. Dies bedeutet nicht, dass alle eingehenden Nachrichten automatisch nach sieben Tagen aus unserem Postfach verschwinden. Die Fristen für Webhostingprotokolle, Schutzkennungen und Sitzungen sind in den Ziffern 3, 6 und 7 beschrieben.

Innerhalb der Kanzlei erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Neben den technischen Dienstleistern können bei einer anschließenden Mandatsbearbeitung weitere erforderliche Empfänger hinzukommen, etwa Gerichte und Verfahrensbeteiligte; darüber informieren wir im jeweiligen Zusammenhang. Gesetzlich erforderliche Offenlegungen bleiben vorbehalten.

9. Externe Inhalte und automatisierte Entscheidungen

In der von uns eingerichteten Formularanwendung werden keine Analyse- oder Werbetracker, externen Schriftartendienste oder externen Captcha-Dienste eingebunden. Links zur Landingpage, zur Kanzleihomepage und zu Anbieterinformationen führen auf getrennte Webseiten; bei deren Aufruf gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise.

Eine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO über Ihre rechtlichen Ansprüche findet nicht statt. Die anwaltliche Einschätzung erfolgt durch die Kanzlei. Technische Prüfungen können eine Formularübermittlung bei Fehlern oder Missbrauchsverdacht zurückweisen; alternativ können Sie uns per E-Mail kontaktieren.

10. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, soweit nicht die gesetzlichen Voraussetzungen für eine weitere Verarbeitung vorliegen.

Wenden Sie sich hierzu an fernwaerme@welawyou.de. Rechte können im gesetzlich vorgesehenen Umfang insbesondere zum Schutz anwaltlicher Geheimnisse und der Rechte anderer Personen eingeschränkt sein.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Wohnort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unsere Kanzlei ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg. Beschwerde und Kontakt.